CRM, Projektmanagement, Kommunikation, Buchhaltung, Dokumentenverwaltung und Reporting: In vielen Unternehmen gehören zahlreiche SaaS-Anwendungen längst zum normalen Arbeitsalltag.
Jedes einzelne Tool kann einen wichtigen Zweck erfüllen. Problematisch wird es jedoch, wenn die Anwendungen unabhängig voneinander arbeiten und Mitarbeitende Informationen ständig manuell zwischen ihnen übertragen müssen.
Aus digitaler Unterstützung kann dadurch neues „Tool-Chaos“ entstehen.
Warum immer mehr SaaS-Tools eingesetzt werden
SaaS-Anwendungen lassen sich häufig gezielt für bestimmte Geschäftsbereiche einsetzen. Ein Vertriebsteam benötigt andere Funktionen als die Buchhaltung, während das Projektmanagement wiederum eigene Anforderungen hat.
Dadurch entsteht mit der Zeit eine vielfältige Softwarelandschaft.
Das ist nicht grundsätzlich negativ.
Spezialisierte Anwendungen können für ihren jeweiligen Einsatzzweck sehr leistungsfähig sein. Die Herausforderung besteht darin, aus den verschiedenen Tools einen möglichst zusammenhängenden digitalen Prozess zu schaffen.
Wenn Digitalisierung zusätzliche Arbeit erzeugt
Ein typisches Beispiel beginnt mit einer Kundenanfrage.
Die Anfrage geht über ein Formular ein. Anschließend überträgt ein Mitarbeitender die Daten in ein CRM. Danach wird eine Aufgabe im Projektmanagement erstellt. Eine weitere Person verschickt eine interne E-Mail und später werden relevante Informationen manuell in einen Report übertragen.
Jeder einzelne Schritt ist digital – der Gesamtprozess ist jedoch weiterhin stark manuell.
Genau an solchen Übergabepunkten entsteht häufig unnötiger Aufwand.
Mitarbeitende kopieren Daten, überprüfen verschiedene Systeme und müssen sicherstellen, dass Informationen überall aktuell sind.
Prozesse über Systemgrenzen hinweg betrachten
Eine effektivere Digitalisierungsstrategie betrachtet deshalb nicht nur einzelne Anwendungen, sondern den vollständigen Geschäftsprozess.
Welche Information startet einen Prozess?
Welche Person oder Abteilung benötigt sie?
Welche Entscheidung muss getroffen werden?
Welche Daten müssen anschließend weitergegeben werden?
Und wie wird dokumentiert, dass der Prozess abgeschlossen wurde?
Wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich prüfen, welche Schritte automatisiert werden können.
Workflow-Automatisierung als Verbindungsschicht
Workflow-Automatisierung kann eine Verbindung zwischen einzelnen Aufgaben und Systemen schaffen.
Statt dass Mitarbeitende jeden Prozessschritt manuell anstoßen, können definierte Regeln festlegen, was nach einem bestimmten Ereignis passieren soll.
Ein einfaches Beispiel:
Eine Anfrage wird erfasst. Das System ordnet sie einer Kategorie zu. Anschließend wird automatisch eine Aufgabe für die zuständige Person erstellt. Nach der Bearbeitung wird der Status aktualisiert und der nächste Schritt ausgelöst.
Bei komplexeren Abläufen können Bedingungen, Freigaben und unterschiedliche Zuständigkeiten ergänzt werden.
Dadurch wird der Prozess reproduzierbarer und transparenter.
Automatisierung bedeutet nicht „alles automatisch“
Ein häufiges Missverständnis besteht darin, dass Prozessautomatisierung menschliche Entscheidungen vollständig ersetzen müsse.
In vielen Geschäftsprozessen ist das weder notwendig noch sinnvoll.
Automatisierung kann vielmehr dafür sorgen, dass Informationen zum richtigen Zeitpunkt bei der richtigen Person ankommen.
Eine Führungskraft kann weiterhin eine wichtige Freigabe persönlich erteilen. Das System kann jedoch automatisch dafür sorgen, dass die Anfrage korrekt vorbereitet, zugestellt und nach der Entscheidung weiterverarbeitet wird.
So bleiben relevante Entscheidungen beim Menschen, während repetitive administrative Schritte reduziert werden.
Standardisierung vor Automatisierung
Bevor Unternehmen einen Prozess automatisieren, sollten sie ihn zunächst verstehen.
Wenn derselbe Vorgang in jeder Abteilung unterschiedlich durchgeführt wird, kann eine direkte Automatisierung unnötige Komplexität erzeugen.
Deshalb sollte zunächst geklärt werden, welche Schritte tatsächlich erforderlich sind.
Welche Aufgaben können vereinheitlicht werden? Welche Freigaben werden benötigt? Welche Informationen müssen dokumentiert werden?
Ein klar definierter Prozess lässt sich anschließend wesentlich leichter digital abbilden.
Integrationen gezielt einsetzen
Nicht jede Anwendung muss mit jedem anderen System verbunden werden.
Statt möglichst viele Integrationen einzurichten, sollten Unternehmen diejenigen Datenflüsse priorisieren, die im Alltag den größten manuellen Aufwand verursachen.
Besonders interessant sind Übergaben, bei denen Daten regelmäßig kopiert oder identische Informationen mehrfach eingegeben werden.
Eine Integration kann hier dafür sorgen, dass vorhandene Daten weiterverwendet werden.
Bei der Planung sollten Unternehmen gleichzeitig darauf achten, welche Daten tatsächlich übertragen werden müssen und wer darauf zugreifen darf.
Transparenz durch automatisierte Prozesse
Ein strukturierter Workflow kann nicht nur Arbeit reduzieren, sondern auch Transparenz verbessern.
Teams können leichter nachvollziehen, welcher Prozessschritt aktuell aktiv ist, welche Aufgabe noch offen ist und wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist.
Auch Reporting wird dadurch interessanter.
Wenn Prozesse strukturiert ausgeführt werden, können Unternehmen besser analysieren, wo Verzögerungen entstehen und welche Abläufe möglicherweise optimiert werden sollten.
Prozessly für vernetzte Geschäftsabläufe
Prozessly wurde für Unternehmen im DACH-Raum entwickelt, die wiederkehrende interne Prozesse strukturieren und automatisieren möchten.
Statt Mitarbeitende zwischen zahlreichen manuellen Prozessschritten wechseln zu lassen, können Workflows für Aufgabenrouting, Freigaben, Datenflüsse und Reporting aufgebaut werden.
Der Fokus liegt dabei auf einer praktischen Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die Automatisierung nutzen möchten, ohne dafür ein großes Entwicklerteam aufzubauen.
Fazit
Viele SaaS-Anwendungen zu verwenden bedeutet noch nicht automatisch, dass ein Unternehmen effizient digital arbeitet.
Der entscheidende Faktor ist das Zusammenspiel zwischen den Tools und den dahinterliegenden Geschäftsprozessen.
Unternehmen sollten deshalb ihre wichtigsten Abläufe als Ganzes betrachten, manuelle Übergaben identifizieren und geeignete Schritte standardisieren.
Mit sinnvoll eingesetzten Integrationen und Workflow-Automatisierung können aus einzelnen SaaS-Tools miteinander verbundene Geschäftsprozesse entstehen – und genau dort beginnt eine nachhaltigere Form der Digitalisierung.