Viele Geschäftsprozesse beginnen klein. Eine Anfrage kommt per E-Mail, jemand trägt Informationen in eine Tabelle ein und ein Kollege gibt anschließend seine Freigabe. Solange nur wenige Vorgänge bearbeitet werden, kann dieser Ansatz funktionieren.
Mit zunehmendem Wachstum steigt jedoch häufig auch die Zahl der manuellen Übergaben. Informationen befinden sich an unterschiedlichen Orten, Mitarbeitende warten auf Rückmeldungen und der aktuelle Status eines Vorgangs ist nicht immer sofort ersichtlich.
Ein strukturierter automatisierter Workflow kann dabei helfen, solche Abläufe klarer zu organisieren.
Doch wie wird aus einem bestehenden manuellen Prozess ein sinnvoller digitaler Workflow?
Schritt 1: Einen geeigneten Prozess auswählen
Der Einstieg sollte nicht mit dem kompliziertesten Prozess des Unternehmens beginnen.
Besser geeignet ist ein Ablauf, der regelmäßig wiederkehrt, relativ klare Regeln besitzt und von mehreren manuellen Arbeitsschritten geprägt ist.
Mögliche Beispiele sind interne Genehmigungen, Aufgabenverteilung, neue Kundenanfragen, Dokumentenprüfungen oder regelmäßige Berichte.
Ein klar begrenzter Prozess erleichtert es, erste Erfahrungen mit Automatisierung zu sammeln.
Schritt 2: Den aktuellen Ablauf dokumentieren
Bevor etwas automatisiert wird, sollte der bestehende Prozess vollständig dokumentiert werden.
Dabei geht es zunächst nicht darum, den Ablauf zu verbessern. Wichtig ist, zu verstehen, wie er tatsächlich funktioniert.
Notieren Sie den Startpunkt, alle Arbeitsschritte, beteiligte Personen oder Abteilungen, erforderliche Informationen, Entscheidungen und den Abschluss des Prozesses.
Ein Beispiel könnte lauten:
Anfrage erhalten → Daten manuell prüfen → an Teamleitung senden → Freigabe abwarten → zuständige Person informieren → Bearbeitung starten → Abschluss melden.
Schon diese einfache Darstellung kann zeigen, an welchen Stellen Übergaben oder Wartezeiten entstehen.
Schritt 3: Unnötige Schritte identifizieren
Nicht jeder bestehende Arbeitsschritt sollte automatisch in den neuen Workflow übernommen werden.
Manche Schritte existieren lediglich, weil der bisherige Prozess bestimmte technische Einschränkungen hatte.
Vielleicht werden Daten mehrfach übertragen. Vielleicht werden mehrere E-Mails verschickt, obwohl eine zentrale Statusanzeige ausreichen würde.
Fragen Sie deshalb bei jedem Schritt: Ist dieser Vorgang tatsächlich erforderlich? Kann er vereinfacht werden? Kann eine Information automatisch weitergegeben werden?
Automatisierung bietet die Gelegenheit, einen Prozess neu zu strukturieren, statt lediglich alte Gewohnheiten digital nachzubauen.
Schritt 4: Automatisierbare Aufgaben bestimmen
Nun kann entschieden werden, welche Teile des Prozesses automatisch ausgeführt werden sollen.
Besonders geeignet sind regelbasierte Aufgaben.
Dazu gehören beispielsweise das Erstellen einer Aufgabe nach Eingang einer Anfrage, das Weiterleiten eines Vorgangs anhand bestimmter Kriterien, das Versenden einer Benachrichtigung nach einer Freigabe oder die Aktualisierung eines Prozessstatus.
Entscheidungen, die menschliches Urteilsvermögen benötigen, können weiterhin bei den zuständigen Mitarbeitenden bleiben.
Das Ziel ist nicht maximale Automatisierung, sondern ein sinnvoller Mix aus automatisierten und menschlichen Arbeitsschritten.
Schritt 5: Entscheidungsregeln definieren
Viele Workflows enthalten unterschiedliche Wege.
Eine Anfrage kann genehmigt oder abgelehnt werden. Ein Vorgang kann abhängig von bestimmten Daten an unterschiedliche Teams gehen.
Diese Regeln sollten eindeutig formuliert werden.
Beispielsweise:
Wenn Anfrage vollständig → zur Prüfung weiterleiten.
Wenn Angaben fehlen → Rückfrage auslösen.
Wenn freigegeben → nächste Aufgabe erstellen.
Wenn abgelehnt → Vorgang beenden und zuständige Person informieren.
Je klarer diese Regeln definiert sind, desto leichter lässt sich der Workflow umsetzen und später nachvollziehen.
Schritt 6: Verantwortlichkeiten festlegen
Automatisierung ersetzt nicht die Notwendigkeit klarer Zuständigkeiten.
Für jeden manuellen Schritt sollte definiert sein, welche Person oder Rolle verantwortlich ist.
Gerade bei abteilungsübergreifenden Prozessen ist das wichtig. Ein Workflow sollte nicht nur Aufgaben weiterleiten, sondern auch transparent machen, wer aktuell handeln muss.
Schritt 7: Workflow testen
Vor der vollständigen Einführung sollte der neue Ablauf mit mehreren realistischen Szenarien getestet werden.
Dabei sollten sowohl normale Vorgänge als auch Ausnahmefälle berücksichtigt werden.
Was passiert bei fehlenden Informationen? Funktioniert eine Ablehnung korrekt? Erreichen Benachrichtigungen die richtigen Personen? Ist jederzeit nachvollziehbar, in welchem Status sich ein Vorgang befindet?
Fehler und Unklarheiten lassen sich in einer Testphase wesentlich leichter korrigieren.
Schritt 8: Ergebnisse beobachten und optimieren
Ein Workflow ist nach seiner Einführung nicht automatisch abgeschlossen.
Unternehmen verändern sich. Teams wachsen, Zuständigkeiten wechseln und neue Anforderungen entstehen.
Deshalb sollten Prozesse regelmäßig überprüft werden.
Reporting und Prozessdaten können dabei helfen, Bereiche zu erkennen, in denen Vorgänge häufig warten oder zusätzliche Arbeit entsteht.
Prozessautomatisierung mit Prozessly
Prozessly wurde als B2B-SaaS-Plattform für kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz entwickelt.
Unternehmen können damit interne Prozesse abbilden und wiederkehrende Workflows automatisieren. Zu den im Prozessly-Konzept vorgesehenen Funktionen gehören unter anderem ein visueller Prozess-Builder, Aufgabenrouting, E-Mail-Benachrichtigungen und Reporting. Erweiterte Tarife ergänzen Funktionen wie komplexere Prozesslogik, Integrationen, rollenbasierte Zugriffssteuerung und API-Zugriff.
Damit soll Prozessautomatisierung auch für Unternehmen praktikabel werden, die ihre Abläufe modernisieren möchten, ohne dafür ein großes eigenes Entwicklerteam aufzubauen.
Fazit
Der Weg von einem manuellen Prozess zu einem automatisierten Workflow beginnt nicht mit Software, sondern mit einem klaren Verständnis des bestehenden Ablaufs.
Unternehmen sollten zunächst dokumentieren, vereinfachen und Verantwortlichkeiten definieren. Erst danach wird entschieden, welche Schritte automatisiert werden.
Ein kleiner, gut verstandener Prozess ist häufig der sinnvollste Ausgangspunkt. Die daraus gewonnenen Erfahrungen können anschließend genutzt werden, um weitere Abläufe strukturiert zu digitalisieren und die Prozessautomatisierung Schritt für Schritt im Unternehmen auszubauen.