Die Auswahl neuer Unternehmenssoftware kann schnell komplex werden. Der Markt bietet Lösungen für nahezu jeden Geschäftsbereich – von CRM und Projektmanagement über Reporting bis hin zur Prozessautomatisierung.
Für kleine und mittelständische Unternehmen stellt sich deshalb nicht nur die Frage, welches Tool die meisten Funktionen bietet. Wichtiger ist, welche Lösung zu den eigenen Prozessen, Mitarbeitenden und langfristigen Anforderungen passt.
1. Mit dem Geschäftsproblem beginnen
Die Softwareauswahl sollte nicht mit einer langen Funktionsliste beginnen, sondern mit einem konkreten Problem.
Vielleicht verbringen Mitarbeitende zu viel Zeit mit manuellen Freigaben. Informationen werden mehrfach in unterschiedliche Systeme eingetragen. Reports müssen regelmäßig von Hand erstellt werden. Oder Aufgaben bleiben liegen, weil Zuständigkeiten nicht eindeutig definiert sind.
Solche Herausforderungen sollten zuerst dokumentiert werden.
Erst danach lässt sich beurteilen, welche Softwarefunktionen tatsächlich benötigt werden.
Dadurch wird verhindert, dass ein Unternehmen eine umfangreiche Plattform einführt, obwohl nur ein kleiner Teil ihrer Funktionen im Arbeitsalltag relevant ist.
2. Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen
Unternehmenssoftware wird häufig nicht nur von IT-Fachkräften verwendet. Mitarbeitende aus Vertrieb, Marketing, Verwaltung, Operations oder Management müssen ebenfalls damit arbeiten können.
Eine verständliche Benutzeroberfläche ist deshalb ein wichtiges Auswahlkriterium.
Teams sollten beispielsweise erkennen können, welche Aufgaben offen sind, welche Prozesse aktuell laufen und welche Schritte als Nächstes erforderlich sind.
Je geringer die technische Einstiegshürde ist, desto leichter kann eine neue Lösung in bestehende Arbeitsweisen integriert werden.
3. Automatisierungsmöglichkeiten prüfen
Ein modernes SaaS-Tool sollte nicht ausschließlich Informationen speichern. Abhängig vom Anwendungsfall kann es sinnvoll sein, wiederkehrende Aufgaben automatisch ausführen zu lassen.
Bei Prozessautomatisierung könnten beispielsweise Freigaben automatisch an die zuständige Person weitergeleitet werden.
Auch Benachrichtigungen, Aufgabenverteilung, Datenübertragung oder standardisierte Reporting-Schritte können Teil eines automatisierten Workflows sein.
Unternehmen sollten deshalb analysieren, welche manuellen Tätigkeiten regelmäßig wiederholt werden und ob die betrachtete Software diese Abläufe sinnvoll unterstützen kann.
4. Integrationen mit bestehenden Systemen
Kaum ein Unternehmen arbeitet heute mit nur einer Software.
CRM, Buchhaltung, Projektmanagement, Kommunikation und Datenanalyse werden häufig über unterschiedliche Anwendungen organisiert.
Eine neue SaaS-Lösung sollte deshalb in die bestehende Systemlandschaft passen.
Besonders relevant sind Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten. Können Daten zwischen den verwendeten Systemen übertragen werden? Können bestimmte Ereignisse automatisch einen Prozess starten? Gibt es Möglichkeiten für individuelle Integrationen?
Je besser Anwendungen miteinander kommunizieren können, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass neue Datensilos entstehen.
5. Datenschutz berücksichtigen
Für Unternehmen im DACH-Raum ist Datenschutz ein wesentliches Thema bei der Auswahl von Unternehmenssoftware.
Vor einer Einführung sollte deshalb geklärt werden, welche personenbezogenen oder geschäftlichen Daten verarbeitet werden und welche Anforderungen daraus entstehen.
Unternehmen sollten Datenschutz und Sicherheit nicht erst nach der Implementierung betrachten, sondern bereits in den Auswahlprozess integrieren.
Auch interne Zugriffsrechte sind relevant. Nicht jeder Mitarbeitende benötigt Zugriff auf sämtliche Informationen oder Funktionen.
Eine geeignete Lösung sollte deshalb zur eigenen Datenschutz- und Berechtigungsstrategie passen.
6. Skalierbarkeit bewerten
Die Anforderungen eines Unternehmens verändern sich.
Ein Team mit fünf Mitarbeitenden benötigt möglicherweise zunächst nur einige einfache Workflows. Mit zunehmendem Wachstum können zusätzliche Abteilungen, Prozesse und Integrationen hinzukommen.
Eine SaaS-Lösung sollte deshalb nicht nur die heutigen Anforderungen erfüllen.
Unternehmen sollten prüfen, ob zusätzliche Nutzer, komplexere Workflows, größere Datenmengen und weitere Integrationen später ergänzt werden können.
Eine skalierbare Plattform kann verhindern, dass nach kurzer Zeit erneut ein vollständiger Systemwechsel erforderlich wird.
7. Reporting und Transparenz
Digitalisierte Prozesse erzeugen wertvolle Informationen.
Unternehmen können beispielsweise nachvollziehen, welche Aufgaben häufig Verzögerungen verursachen oder an welchen Stellen Prozesse unnötig kompliziert sind.
Reporting-Funktionen können helfen, solche Muster sichtbar zu machen.
Bei der Auswahl von Unternehmenssoftware sollte deshalb geprüft werden, welche Auswertungen verfügbar sind und ob relevante Informationen verständlich dargestellt werden können.
Prozessautomatisierung ist besonders wertvoll, wenn Unternehmen nicht nur Abläufe automatisieren, sondern anschließend auch erkennen können, wie diese Prozesse funktionieren.
8. Gesamtkosten realistisch betrachten
Der monatliche Preis eines SaaS-Abonnements ist nur ein Bestandteil der tatsächlichen Kosten.
Zusätzlich können Aufwände für Implementierung, Schulung, Integrationen, Migration oder interne Betreuung entstehen.
Unternehmen sollten deshalb die Gesamtkosten betrachten und diese dem erwarteten Nutzen gegenüberstellen.
Eine günstigere Lösung ist nicht automatisch wirtschaftlicher, wenn sie wichtige Anforderungen nicht erfüllt und dadurch weiterhin umfangreiche manuelle Arbeit notwendig bleibt.
Prozessly als Beispiel für prozessorientierte Software
Prozessly richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die wiederkehrende Geschäftsprozesse strukturieren und automatisieren möchten.
Der Ansatz besteht darin, nicht nur einzelne Aufgaben zu digitalisieren, sondern zusammenhängende Workflows abzubilden – beispielsweise Freigaben, Aufgabenrouting, Datenflüsse und Reporting.
Dadurch können Unternehmen schrittweise entscheiden, welche Prozesse automatisiert werden sollen.
Fazit
Die passende SaaS-Lösung ist nicht zwangsläufig die Plattform mit den meisten Funktionen.
Entscheidend ist, ob sie ein konkretes Geschäftsproblem löst, von Mitarbeitenden verständlich genutzt werden kann und sich sinnvoll in bestehende Systeme integriert.
Unternehmen sollten daher Anforderungen definieren, Integrationen prüfen, Datenschutz berücksichtigen und auch zukünftiges Wachstum einplanen.
So wird Unternehmenssoftware nicht zu einem weiteren isolierten Tool, sondern zu einem Bestandteil einer strukturierten und effizienteren digitalen Arbeitsweise.