Wenn von digitaler Transformation gesprochen wird, entsteht schnell das Bild großer IT-Projekte mit langen Entwicklungszeiten, komplexen Integrationen und umfangreichen technischen Ressourcen.
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist genau diese Vorstellung eine Hürde.
Dabei muss Digitalisierung nicht mit einer vollständigen Erneuerung der gesamten IT-Landschaft beginnen. Moderne Workflow- und Automatisierungslösungen ermöglichen es Unternehmen, einzelne Geschäftsprozesse gezielt zu verbessern und anschließend schrittweise weitere Bereiche einzubeziehen.
Digitalisierung beginnt beim Prozess
Der erste Schritt sollte nicht die Auswahl einer neuen Software sein.
Zunächst muss klar sein, welches Problem gelöst werden soll.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise feststellen, dass Rechnungsfreigaben lange dauern, Kundenanfragen mehrfach weitergeleitet werden oder Mitarbeitende regelmäßig Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen übertragen.
Solche konkreten Probleme bieten einen wesentlich besseren Ausgangspunkt als ein allgemeines Ziel wie „Wir müssen digitaler werden“.
Dokumentieren Sie deshalb zuerst den bestehenden Ablauf.
Wer startet den Prozess?
Welche Informationen werden benötigt?
Wer trifft Entscheidungen?
Welche Systeme sind beteiligt?
Wo entstehen Wartezeiten oder wiederkehrende manuelle Aufgaben?
Erst danach sollte entschieden werden, welche Technologie sinnvoll eingesetzt werden kann.
Low-Code-orientierte Prozessgestaltung
Moderne Automatisierungsplattformen verfolgen häufig einen visuellen Ansatz.
Statt jeden einzelnen Prozessschritt individuell programmieren zu müssen, können Workflows aus vordefinierten Elementen aufgebaut werden. Ein Prozess lässt sich beispielsweise als Abfolge von Auslösern, Aufgaben, Bedingungen, Freigaben und Benachrichtigungen darstellen.
Für KMU kann dies den Einstieg erleichtern, weil Geschäftsprozesse verständlicher dargestellt werden können.
Technisches Wissen bleibt bei komplexeren Integrationen weiterhin relevant. Dennoch können klar strukturierte visuelle Werkzeuge die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen und technischen Verantwortlichen vereinfachen.
Automatisierung mit einfachen Workflows beginnen
Ein guter erster Workflow sollte überschaubar sein.
Nehmen wir eine interne Anfrage als Beispiel.
Ein Mitarbeiter sendet eine Anfrage über ein Formular. Das System erkennt die ausgewählte Kategorie und weist die Anfrage automatisch einer verantwortlichen Person zu.
Diese Person erhält eine Benachrichtigung und kann die Anfrage freigeben oder ablehnen.
Nach der Entscheidung wird der Antragsteller automatisch informiert und der Vorgang entsprechend dokumentiert.
Ein solcher Workflow besteht aus klar definierten Schritten und eignet sich deshalb gut, um Erfahrungen mit Prozessautomatisierung zu sammeln.
Bestehende Anwendungen sinnvoll verbinden
KMU verfügen meist bereits über eine gewachsene Softwarelandschaft.
CRM-Systeme, ERP-Lösungen, E-Mail, Projektmanagement, Buchhaltung und Reporting können parallel verwendet werden.
Digitale Transformation bedeutet deshalb nicht zwangsläufig, alle bestehenden Systeme zu ersetzen.
Stattdessen sollte geprüft werden, wo Informationen zwischen Anwendungen ausgetauscht werden müssen.
Wenn Mitarbeitende beispielsweise dieselben Informationen mehrfach eingeben, kann eine geeignete Integration diesen Prozess vereinfachen.
Wichtig ist, solche Verbindungen sorgfältig zu planen. Automatisierte Datenübertragung sollte transparent bleiben und nur die tatsächlich erforderlichen Informationen umfassen.
Klare Verantwortlichkeiten festlegen
Automatisierung bedeutet nicht, Verantwortung aus einem Prozess zu entfernen.
Im Gegenteil: Gute digitale Workflows machen Verantwortlichkeiten sichtbar.
Für jeden relevanten Prozessschritt sollte definiert sein, welche Person oder Rolle zuständig ist, welche Entscheidung getroffen werden kann und was anschließend passiert.
Besonders bei Freigabeprozessen ist diese Klarheit wichtig.
Ein Workflow kann Aufgaben automatisch weiterleiten, aber die zugrunde liegenden Entscheidungsregeln müssen vom Unternehmen festgelegt werden.
Datenschutz von Anfang an berücksichtigen
Für Unternehmen im DACH-Raum gehört Datenschutz zu jeder seriösen Digitalisierungsstrategie.
Bei der Automatisierung eines Prozesses sollte deshalb geprüft werden, welche Daten verarbeitet werden und welche Personen Zugriff darauf benötigen.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Prozessinformationen.
Rollenbasierte Berechtigungen, nachvollziehbare Prozessschritte und eine klare Datenstruktur können dabei helfen, den Zugriff kontrollierter zu gestalten.
Unternehmen sollten ihre konkreten Datenschutzpflichten für die eingesetzten Systeme und Verarbeitungsvorgänge individuell prüfen.
Mitarbeitende statt nur Technologie betrachten
Ein technisch funktionierender Workflow ist nicht automatisch ein erfolgreicher Workflow.
Die Menschen, die täglich mit einem Prozess arbeiten, sollten verstehen, warum sich der Ablauf verändert und wie das neue System genutzt wird.
Deshalb lohnt es sich, Mitarbeitende früh einzubeziehen.
Ihre Erfahrungen können zeigen, welche manuellen Arbeitsschritte tatsächlich problematisch sind und welche bestehenden Abläufe bereits gut funktionieren.
Gleichzeitig lassen sich neue Prozesse zunächst mit einer kleineren Nutzergruppe testen, bevor sie breiter eingesetzt werden.
Messen, lernen und weiterentwickeln
Nach der Einführung sollte überprüft werden, wie der automatisierte Prozess tatsächlich funktioniert.
Werden Aufgaben schneller bearbeitet?
Entstehen weiterhin unnötige Rückfragen?
Gibt es einzelne Schritte, an denen Vorgänge regelmäßig warten?
Werden zusätzliche Informationen benötigt?
Reporting und Prozessdaten können helfen, solche Fragen systematisch zu beantworten.
Anschließend lässt sich der Workflow anpassen und weiter optimieren.
Von einem Workflow zur digitalen Organisation
Der größte Vorteil eines schrittweisen Ansatzes besteht darin, dass Unternehmen Erfahrungen sammeln können, ohne sofort zahlreiche Geschäftsbereiche gleichzeitig verändern zu müssen.
Nach einem erfolgreichen ersten Projekt kann der nächste geeignete Prozess ausgewählt werden.
Mit der Zeit entsteht so eine strukturierte Automatisierungsstrategie.
Freigaben können digitalisiert, Aufgaben automatisch verteilt, Datenflüsse verbunden und Berichte systematischer erstellt werden.
Fazit
Digitale Transformation ist nicht ausschließlich großen Unternehmen mit umfangreichen IT-Abteilungen vorbehalten.
Auch KMU können mit klar abgegrenzten Prozessen beginnen und ihre Arbeitsabläufe schrittweise digital weiterentwickeln.
Entscheidend sind eine saubere Prozessanalyse, realistische Ziele, klare Verantwortlichkeiten und eine Automatisierung, die sich an den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens orientiert.
Prozessly verfolgt genau diesen Ansatz: Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sollen wiederkehrende Workflows praktisch automatisieren können, ohne für jeden Prozess ein großes Entwicklerteam aufbauen zu müssen.