Digitale Transformation klingt häufig nach einem umfangreichen Technologieprojekt. Für kleine und mittelständische Unternehmen muss sie jedoch nicht bedeuten, sämtliche Systeme auszutauschen oder die gesamte Organisation innerhalb weniger Monate neu aufzubauen.
Ein sinnvoller Ansatz beginnt häufig dort, wo Mitarbeiter im Arbeitsalltag besonders viel Zeit mit manuellen, wiederkehrenden Aufgaben verbringen.
Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz können ihre Digitalisierung schrittweise gestalten. Entscheidend ist, nicht bei einzelnen Softwareprodukten anzufangen, sondern bei den Geschäftsprozessen, die verbessert werden sollen.
1. Bestehende Arbeitsabläufe sichtbar machen
Bevor ein Unternehmen neue Software einführt, sollte klar sein, wie die aktuellen Prozesse tatsächlich funktionieren.
Dabei gibt es häufig Unterschiede zwischen dem offiziell vorgesehenen Ablauf und der täglichen Praxis.
Ein Prozess kann beispielsweise auf dem Papier aus drei Schritten bestehen, während Mitarbeiter tatsächlich mehrere E-Mails schreiben, Daten in Tabellen übertragen und Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen kopieren müssen.
Eine einfache Prozessaufnahme schafft Transparenz.
Dokumentieren Sie, wodurch ein Prozess ausgelöst wird, welche Personen beteiligt sind, welche Informationen benötigt werden und welches Ergebnis am Ende entstehen soll.
Dadurch werden unnötige Schritte und mögliche Engpässe leichter sichtbar.
2. Wiederkehrende Aufgaben identifizieren
Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden.
Besonders interessant sind Aufgaben, die häufig auftreten und nach weitgehend vorhersehbaren Regeln ablaufen.
Typische Beispiele sind interne Genehmigungen, Weiterleitungen von Aufgaben, Statusmeldungen, regelmäßige Berichte oder die Synchronisierung von Informationen zwischen verschiedenen Systemen.
Je häufiger Mitarbeiter dieselben Schritte wiederholen, desto eher lohnt sich eine genauere Prüfung des Ablaufs.
Dabei sollte allerdings nicht ausschließlich die Zeitersparnis betrachtet werden. Auch Transparenz, Nachvollziehbarkeit und eine einheitliche Bearbeitung können wichtige Ziele sein.
3. Prozesse vereinfachen, bevor sie automatisiert werden
Ein verbreiteter Fehler bei Digitalisierungsprojekten besteht darin, einen komplizierten manuellen Prozess unverändert in ein digitales System zu übertragen.
Damit wird die Komplexität lediglich digitalisiert.
Bevor ein Workflow automatisiert wird, sollte deshalb geprüft werden, welche Schritte tatsächlich erforderlich sind.
Vielleicht existieren Freigaben, die historisch entstanden sind, heute aber keinen klaren Zweck mehr erfüllen. Möglicherweise werden dieselben Daten an mehreren Stellen erfasst. Oder unterschiedliche Abteilungen pflegen parallele Tabellen mit ähnlichen Informationen.
Die beste Automatisierung beginnt häufig mit Vereinfachung.
4. Mit einem überschaubaren Pilotprozess starten
Unternehmen müssen ihre gesamte Organisation nicht gleichzeitig digitalisieren.
Ein Pilotprojekt ermöglicht es, Erfahrungen zu sammeln und die Auswirkungen eines automatisierten Workflows besser zu verstehen.
Der ausgewählte Prozess sollte relevant, aber gleichzeitig überschaubar sein.
Ein interner Genehmigungsprozess kann beispielsweise ein geeigneter Ausgangspunkt sein. Die Anfrage wird digital erfasst, automatisch an die zuständige Person weitergeleitet und nach der Entscheidung dokumentiert.
Das Team kann anschließend prüfen, ob der neue Ablauf verständlich ist und wo weitere Anpassungen erforderlich sind.
5. Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen
Digitale Transformation ist nicht ausschließlich eine technische Aufgabe.
Die Menschen, die täglich mit einem Prozess arbeiten, verfügen häufig über das wertvollste Wissen über dessen Schwachstellen.
Deshalb sollten Mitarbeiter frühzeitig einbezogen werden.
Fragen Sie beispielsweise:
Welche Aufgaben kosten besonders viel Zeit?
Wo entstehen regelmäßig Rückfragen?
Welche Informationen fehlen häufig?
Welche Arbeitsschritte werden doppelt ausgeführt?
Wo entstehen unnötige Wartezeiten?
Solche Rückmeldungen können helfen, einen Workflow praxisnah zu gestalten.
Gleichzeitig erhöht eine transparente Kommunikation die Wahrscheinlichkeit, dass neue Prozesse verstanden und konsequent genutzt werden.
6. Datenschutz und Zugriffsrechte berücksichtigen
Für Unternehmen im DACH-Raum spielen Datenschutz und ein verantwortungsvoller Umgang mit Unternehmensdaten eine zentrale Rolle.
Bereits bei der Planung digitaler Prozesse sollte deshalb berücksichtigt werden, welche Daten verarbeitet werden und wer darauf zugreifen darf.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf sämtliche Informationen.
Bei komplexeren Prozessen können rollenbasierte Berechtigungen dabei helfen, Zuständigkeiten klar zu definieren. Auch nachvollziehbare Prozess- und Auditinformationen können je nach Anwendungsfall relevant sein.
Datenschutz sollte deshalb nicht erst nach der technischen Umsetzung berücksichtigt werden, sondern von Beginn an Teil der Prozessgestaltung sein.
7. Ergebnisse beobachten und Prozesse verbessern
Mit der Aktivierung eines automatisierten Workflows ist die Arbeit nicht abgeschlossen.
Digitale Prozesse liefern Unternehmen die Möglichkeit, ihre Abläufe kontinuierlich zu beobachten.
Wie lange dauert ein Prozess durchschnittlich?
An welcher Stelle entstehen Verzögerungen?
Welche Aufgaben bleiben besonders häufig offen?
Welche Schritte führen regelmäßig zu Rückfragen?
Solche Informationen können dabei helfen, Prozesse weiterzuentwickeln.
Die digitale Transformation wird dadurch zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess statt zu einem einmaligen Projekt.
Prozessly als Plattform für strukturierte Workflows
Prozessly richtet sich an kleine und mittelständische Unternehmen in der DACH-Region, die interne Prozesse automatisieren möchten, ohne für jeden Workflow eine individuelle Softwarelösung entwickeln zu müssen.
Unternehmen können damit wiederkehrende Abläufe strukturieren und unterschiedliche Schritte eines Geschäftsprozesses miteinander verbinden.
Je nach Anforderungen können einfache Aufgaben- und Freigabeprozesse ebenso relevant sein wie komplexere Workflows mit Bedingungen, Genehmigungen, Integrationen und Reporting.
Der Ansatz eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Digitalisierung schrittweise umsetzen möchten.
Der richtige Maßstab für digitale Transformation
Digitalisierung sollte nicht daran gemessen werden, wie viele neue Anwendungen ein Unternehmen einführt.
Entscheidender ist, ob Prozesse für Mitarbeiter und Kunden tatsächlich besser funktionieren.
Ein zusätzlicher Softwaredienst, der lediglich weitere manuelle Arbeit erzeugt, ist keine Verbesserung. Ein klarer Workflow, der Verantwortlichkeiten sichtbar macht und repetitive Aufgaben reduziert, kann dagegen einen konkreten betrieblichen Nutzen schaffen.
Deshalb sollte jede Digitalisierungsinitiative mit einer einfachen Frage beginnen:
Welches Problem wollen wir lösen?
Erst danach sollte entschieden werden, welche Technologie dafür geeignet ist.
Fazit
Digitale Transformation muss für KMU kein riesiges, schwer kontrollierbares Projekt sein.
Unternehmen können mit einzelnen Prozessen beginnen, Erfahrungen sammeln und ihre Automatisierung anschließend Schritt für Schritt erweitern.
Die wichtigsten Grundlagen sind dabei klare Prozesse, realistische Ziele, die Beteiligung der Mitarbeiter und eine kontinuierliche Überprüfung der Ergebnisse.
Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz bietet dieser pragmatische Ansatz eine Möglichkeit, Digitalisierung nicht als abstraktes Zukunftsthema zu betrachten, sondern als konkrete Verbesserung des täglichen Arbeitsablaufs.