Ein voller Arbeitstag bedeutet nicht automatisch einen produktiven Arbeitstag. In vielen Unternehmen verbringen Mitarbeitende einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit administrativen Tätigkeiten, Rückfragen und wiederkehrenden Aufgaben. Diese Arbeiten sind häufig notwendig, tragen aber nicht immer unmittelbar zur Wertschöpfung bei.
Besonders kleine und mittelständische Unternehmen verfügen oft über begrenzte personelle Ressourcen. Deshalb lohnt es sich, genau zu untersuchen, welche Aufgaben regelmäßig Zeit beanspruchen und welche davon vereinfacht, standardisiert oder automatisiert werden können.
Hier sind sieben typische Zeitfresser, die in vielen betrieblichen Abläufen auftreten.
1. Manuelle Dateneingabe
Das wiederholte Eingeben derselben Informationen gehört zu den klassischen Effizienzproblemen.
Ein Kunde übermittelt beispielsweise seine Daten über ein Formular. Ein Mitarbeiter kopiert diese anschließend in das CRM. Später werden Teile der Informationen erneut in eine Projektverwaltung oder Tabelle übertragen.
Neben dem zeitlichen Aufwand entsteht dabei ein weiteres Problem: Jede manuelle Übertragung bietet eine zusätzliche Möglichkeit für Tipp- oder Übertragungsfehler.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob häufig genutzte Systeme miteinander verbunden werden können. Wenn Daten automatisiert zwischen Anwendungen übertragen werden, reduziert sich die Notwendigkeit wiederholter manueller Eingaben.
2. Freigaben per E-Mail
E-Mail ist ein wichtiges Kommunikationsmittel, aber nicht für jeden Geschäftsprozess die optimale Lösung.
Besonders bei Freigaben kann schnell Unübersichtlichkeit entstehen. Eine Anfrage wird verschickt, weitergeleitet, beantwortet und möglicherweise erneut angepasst. Nach einigen Tagen ist nicht mehr sofort ersichtlich, welche Version aktuell ist und wer noch reagieren muss.
Ein strukturierter Freigabe-Workflow kann diesen Prozess übersichtlicher gestalten.
Anfragen werden automatisch an die zuständige Person weitergeleitet. Nach einer Entscheidung wird der nächste Schritt ausgelöst und der aktuelle Status bleibt nachvollziehbar.
So müssen Mitarbeitende weniger Zeit damit verbringen, alte E-Mail-Verläufe zu durchsuchen.
3. Ständige Statusanfragen
„Wie weit ist der Vorgang?“
Diese kurze Frage klingt harmlos. Wenn sie jedoch jeden Tag mehrfach gestellt wird, kann sie zu einer erheblichen Zahl von Unterbrechungen führen.
Statusanfragen entstehen häufig, wenn Informationen nicht zentral verfügbar sind.
Digitale Workflows können hier mehr Transparenz schaffen. Wenn Beteiligte den aktuellen Bearbeitungsstand eines Vorgangs selbst einsehen können, sind weniger direkte Nachfragen notwendig.
Dadurch können sich Mitarbeitende länger auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.
4. Unklare Zuständigkeiten
Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich?
Wenn diese Frage in einem Prozess regelmäßig gestellt werden muss, fehlt häufig eine klare Struktur.
Unklare Zuständigkeiten führen dazu, dass Aufgaben liegen bleiben oder mehrfach bearbeitet werden. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Vorgänge vollständig unter.
Ein gut definierter Workflow legt deshalb fest, welche Person oder Rolle für einen bestimmten Schritt verantwortlich ist.
Dabei können Regeln verwendet werden. Beispielsweise können Anfragen abhängig von Abteilung, Betrag, Standort oder Art des Vorgangs automatisch an die richtige Person weitergeleitet werden.
5. Wiederkehrende Benachrichtigungen
Viele Mitarbeitende schreiben regelmäßig ähnliche Nachrichten.
„Ihre Anfrage wurde erhalten.“
„Der Vorgang wurde freigegeben.“
„Bitte prüfen Sie die beigefügten Informationen.“
„Die Bearbeitung ist abgeschlossen.“
Solche Nachrichten sind wichtig, müssen aber nicht immer manuell erstellt werden.
Wenn eine Benachrichtigung direkt an einen bestimmten Prozessstatus gekoppelt wird, kann sie automatisch ausgelöst werden.
Mitarbeitende müssen dann nicht daran denken, nach jedem abgeschlossenen Schritt eine weitere Nachricht zu versenden.
6. Manuelles Reporting
Berichte sind für fundierte Entscheidungen wichtig. Ihre Erstellung kann jedoch viel Zeit beanspruchen.
Wenn Daten regelmäßig aus unterschiedlichen Tabellen und Anwendungen zusammengetragen werden müssen, verbringen Mitarbeitende möglicherweise mehrere Stunden pro Woche mit Aufgaben, die sich teilweise automatisieren lassen.
Ein strukturiertes Prozesssystem kann relevante Daten bereits während der Bearbeitung erfassen.
Dadurch können beispielsweise offene Vorgänge, Bearbeitungszeiten oder abgeschlossene Prozesse in einem Reporting-Dashboard dargestellt werden.
Statt Informationen jedes Mal neu zusammenzustellen, können Verantwortliche auf bereits strukturierte Daten zugreifen.
7. Fehlende Standardprozesse
Einer der größten versteckten Zeitfresser entsteht, wenn dieselbe Aufgabe jedes Mal anders erledigt wird.
Wenn beispielsweise vier Mitarbeitende vier unterschiedliche Vorgehensweisen für denselben Prozess verwenden, wird Zusammenarbeit schwieriger. Neue Teammitglieder benötigen mehr Zeit für die Einarbeitung und Vertretungen können kompliziert werden.
Standardisierte Prozesse schaffen dagegen eine gemeinsame Grundlage.
Ein klar dokumentierter Workflow zeigt, welche Informationen benötigt werden, welche Schritte folgen und wer jeweils verantwortlich ist.
Das bedeutet nicht, dass jeder Prozess unflexibel sein muss. Ausnahmen können weiterhin berücksichtigt werden. Der normale Ablauf sollte jedoch möglichst eindeutig sein.
Wie findet man die wichtigsten Zeitfresser?
Unternehmen sollten nicht versuchen, alle Probleme gleichzeitig zu lösen.
Ein guter Ausgangspunkt ist eine einfache Analyse des Arbeitsalltags.
Teams können über einige Tage dokumentieren, welche wiederkehrenden administrativen Aufgaben besonders häufig auftreten. Anschließend können die Tätigkeiten nach Häufigkeit, Zeitaufwand und Automatisierungspotenzial betrachtet werden.
Ein Prozess, der täglich zwanzigmal ausgeführt wird, bietet möglicherweise mehr Optimierungspotenzial als eine komplexe Aufgabe, die nur zweimal pro Jahr anfällt.
Auch Mitarbeitende sollten in diese Analyse einbezogen werden. Sie kennen die praktischen Schwierigkeiten ihrer täglichen Abläufe meist am besten.
Automatisierung mit klaren Zielen
Automatisierung sollte kein Selbstzweck sein.
Bevor ein Unternehmen einen Prozess automatisiert, sollte klar sein, welches Problem gelöst werden soll.
Mögliche Ziele können sein, manuelle Dateneingaben zu reduzieren, Freigaben transparenter zu gestalten, Bearbeitungszeiten zu verkürzen oder Statusinformationen leichter verfügbar zu machen.
Anschließend kann überprüft werden, ob die neue Lösung tatsächlich Verbesserungen bringt.
Kleine Veränderungen können große Wirkung entfalten
Betriebliche Effizienz entsteht häufig nicht durch eine einzelne große Veränderung. Vielmehr sind es viele kleine Optimierungen, die zusammen einen spürbaren Unterschied machen.
Wenn Mitarbeitende Daten nicht mehr mehrfach übertragen müssen, Freigaben automatisch weitergeleitet werden und Statusinformationen jederzeit verfügbar sind, reduziert sich die administrative Belastung.
Genau hier setzt Prozessautomatisierung an.
Prozessly wurde für kleine und mittelständische Unternehmen im DACH-Raum entwickelt, die wiederkehrende Arbeitsabläufe strukturieren und automatisieren möchten. Durch klar definierte Workflows können Unternehmen administrative Schritte reduzieren und ihren Teams mehr Zeit für die Aufgaben geben, bei denen menschliche Erfahrung, Kreativität und Entscheidungen tatsächlich gefragt sind.