In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen gehören manuelle Abläufe weiterhin zum Arbeitsalltag. Mitarbeitende versenden Erinnerungen per E-Mail, übertragen Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen, erstellen wiederkehrende Berichte oder verfolgen Freigaben persönlich nach.
Nicht jeder manuelle Arbeitsschritt ist automatisch ineffizient. Sobald ein Vorgang jedoch regelmäßig wiederkehrt, klaren Regeln folgt und mehrere Personen oder Systeme beteiligt sind, lohnt sich die Prüfung einer digitalen Lösung.
Hier sind sieben typische Bereiche, in denen KMU mit Prozessdigitalisierung beginnen können.
1. Interne Freigabeprozesse
Freigaben gehören zu den häufigsten wiederkehrenden Unternehmensprozessen.
Eine Anfrage wird erstellt, an eine verantwortliche Person geschickt und anschließend bestätigt oder abgelehnt. Bei komplexeren Vorgängen können mehrere Genehmigungsstufen notwendig sein.
Werden solche Prozesse hauptsächlich über E-Mail abgewickelt, kann schnell die Übersicht verloren gehen.
Ein digitaler Workflow kann eine Anfrage automatisch an die zuständige Person weiterleiten. Nach einer Entscheidung startet das System den nächsten definierten Schritt und informiert relevante Beteiligte.
Dadurch wird der Prozess nachvollziehbarer.
2. Aufgabenverteilung
Neue Aufgaben entstehen aus vielen unterschiedlichen Situationen: einer Kundenanfrage, einem internen Antrag, einem abgeschlossenen Arbeitsschritt oder einer neuen Information in einem Geschäftssystem.
Werden diese Aufgaben manuell verteilt, muss zunächst entschieden werden, wer verantwortlich ist.
Digitale Workflows können Regeln für die Aufgabenverteilung nutzen.
So kann beispielsweise eine Aufgabe automatisch einer bestimmten Abteilung oder Rolle zugewiesen werden. Gleichzeitig lassen sich Benachrichtigungen auslösen und weitere Schritte vorbereiten.
3. Wiederkehrende Berichte
Regelmäßige Reports sind für viele Unternehmen wichtig, können aber erheblichen manuellen Aufwand verursachen.
Informationen müssen aus verschiedenen Quellen gesammelt, zusammengeführt und anschließend für Verantwortliche aufbereitet werden.
Automatisierte Reporting-Prozesse können diesen Ablauf strukturieren. Daten lassen sich nach definierten Regeln sammeln und für Dashboards oder Berichte bereitstellen.
Der größte Vorteil liegt dabei nicht nur in der Zeitersparnis. Einheitliche Prozesse können auch dafür sorgen, dass Berichte konsistenter erstellt werden.
4. Datenübertragung zwischen Systemen
Viele Unternehmen verwenden mehrere Softwarelösungen gleichzeitig.
Kundendaten befinden sich beispielsweise im CRM, Auftragsinformationen im ERP-System und Projektinformationen in einer separaten Anwendung.
Fehlen geeignete Verbindungen, übertragen Mitarbeitende Daten möglicherweise manuell von einem System in ein anderes.
Automatisierte Datenflüsse können solche wiederkehrenden Übertragungen reduzieren. Voraussetzung dafür ist eine klare Definition, welche Daten übertragen werden sollen und welches System als verlässliche Quelle dient.
5. Kundenanfragen und interne Weiterleitung
Eine neue Anfrage erreicht das Unternehmen über ein Kontaktformular oder einen anderen Kommunikationskanal.
Was passiert danach?
Bei einem manuellen Prozess liest möglicherweise eine Person die Nachricht, entscheidet über die zuständige Abteilung und leitet sie anschließend weiter.
Ein automatisierter Workflow kann bereits beim Eingang der Anfrage strukturierte Schritte auslösen.
Je nach ausgewähltem Thema kann der Vorgang einer zuständigen Person zugeordnet, im internen System erfasst und mit einer automatischen Bestätigung verbunden werden.
Dadurch erhält jede Anfrage einen nachvollziehbaren Prozess.
6. Onboarding-Prozesse
Beim Einstieg neuer Mitarbeitender müssen häufig mehrere Abteilungen zusammenarbeiten.
Benutzerkonten müssen vorbereitet, Zugriffsrechte vergeben, Informationen bereitgestellt und interne Aufgaben abgeschlossen werden.
Ein strukturierter digitaler Workflow kann dafür sorgen, dass diese Schritte in einer definierten Reihenfolge ausgelöst werden.
Sobald beispielsweise ein neuer Mitarbeiter erfasst wird, können automatisch Aufgaben für IT, Verwaltung oder andere zuständige Teams erstellt werden.
Dabei bleibt wichtig, Zugriffsrechte sorgfältig zu definieren und Datenschutzanforderungen zu berücksichtigen.
7. Regelmäßige Erinnerungen und Statusprüfungen
Ein überraschend großer Teil manueller Prozessarbeit besteht aus Nachfragen.
„Ist die Freigabe bereits erfolgt?“
„Wurde die Aufgabe abgeschlossen?“
„Fehlen noch Informationen?“
Solche Statusprüfungen können teilweise automatisiert werden.
Ein Workflow kann beispielsweise erkennen, wenn ein Prozessschritt innerhalb eines definierten Zeitraums nicht abgeschlossen wurde, und eine entsprechende Erinnerung auslösen.
So müssen Mitarbeitende nicht jeden offenen Vorgang persönlich verfolgen.
Welche Prozesse sollten zuerst digitalisiert werden?
Nicht jeder Prozess sollte sofort automatisiert werden.
Ein guter Kandidat besitzt normalerweise klare Regeln, tritt regelmäßig auf und verursacht wiederkehrenden manuellen Aufwand.
Unternehmen sollten außerdem prüfen, wie stabil der bestehende Prozess ist. Einen schlecht strukturierten Ablauf einfach zu automatisieren, löst die zugrunde liegenden Probleme nicht unbedingt.
Deshalb gilt: zuerst verstehen, dann vereinfachen und anschließend automatisieren.
Digitale Transformation schrittweise umsetzen
KMU benötigen nicht zwingend eine vollständige technische Neuausrichtung, um von digitalisierten Prozessen zu profitieren.
Ein einzelner gut ausgewählter Workflow kann ein sinnvoller Ausgangspunkt sein.
Nach der Umsetzung lässt sich beobachten, wie der neue Ablauf funktioniert. Die gewonnenen Erfahrungen können anschließend für weitere Prozesse genutzt werden.
Auf diese Weise entwickelt sich digitale Transformation von einem abstrakten Großprojekt zu einer Reihe konkreter, kontrollierbarer Verbesserungen.
Fazit
Freigaben, Aufgabenverteilung, Reporting, Datenübertragung, Kundenanfragen, Onboarding und Statusprüfungen sind typische Beispiele für Prozesse, die sich für eine genauere Digitalisierungsprüfung eignen.
Entscheidend ist jedoch nicht, möglichst viel zu automatisieren. Ziel sollte sein, wiederkehrende Arbeit dort zu reduzieren, wo Automatisierung einen nachvollziehbaren Nutzen bietet.
Prozessly wurde für kleine und mittelständische Unternehmen in der DACH-Region entwickelt und unterstützt Teams dabei, Workflows abzubilden, Aufgaben zu automatisieren und interne Geschäftsprozesse strukturiert weiterzuentwickeln.